Interdire que vos comptes soient publiés sur Internet... c'est possible !

Documents à déposer

Doivent être déposés :

les comptes annuels, c'est-à-dire le bilan, le compte de résultat ;
l'annexe comptable (sauf pour les micro-entreprises - voir ci-dessous) ;
le cas échéant, le rapport du Commissaire aux Comptes ;
la proposition d'affectation du résultat soumise à l'assemblée ou à l'associé unique et la résolution d'affectation votée ou décidée (modèle ci-dessous).
le cas échéant, la déclaration de confidentialité (voir ci-dessous).

Nota : les Eurl qui ont répondu à cette formalité de dépôt des comptes dans les six mois de la clôture de l'exercice ne sont bien sûr pas concernées par cette échéance du 31 juillet.

Simplifications pour les micro-entreprises

Depuis le 1er avril 2014, les micro-entreprises n'ont plus à déposer (ni même à établir) l'annexe comptable. Sont considérées comme des micro-entreprises les sociétés dont deux des trois seuils suivants ne sont pas dépassés :

Total du bilan : 350.000 € ;
Chiffre d'affaires : 700.000 € ;
Nombre moyen de salariés : 10.

Déclaration de confidentialité

L’article L.232-25 du code de commerce dispose que les sociétés commerciales répondant à la définition des micro-entreprises (voir précédemment) ont la faculté de déclarer que les comptes annuels qu’elles déposent en annexe du registre du commerce et des sociétés ne seront pas rendus publics.

De même, les sociétés commerciales répondant à la définition des petites entreprises peuvent demander que le compte de résultat (et seulement lui !) ne soit pas rendu public. Répondent à cette définition les sociétés pour lesquelles, au titre du dernier exercice comptable clos et sur une base annuelle, deux des trois seuils suivants ne sont pas dépassés :

Total du bilan : 4 millions d'euros
Montant net du chiffre d'affaires : 8 millions d'euros
Nombre moyen de salariés employés au cours de l'exercice : 50

Dans les deux cas, il est nécessaire de joindre au dépôt des comptes une "déclaration de confidentialité" établie selon les modèles suivants :

Un mois supplémentaire en cas de dépôt par Internet

Le dépôt des comptes annuels, ainsi que le paiement des frais correspondants, peuvent également être effectués par voie électronique, à partir du site www.i-greffes.fr.

Dans ce cas, le délai est porté à deux mois après l'assemblée annuelle pour l'approbation des comptes.

En pratique

En pratique, il est possible de ne déposer que des photocopies. Mais dans ce cas, celles-ci devront être "certifiées conformes à l'original" par le gérant.

Concernant le bilan et le compte de résultat, ceux-ci n'ont pas besoin d'être "certifiés"par un expert-comptable, mais ils devront être dressés conformément aux prescriptions du Code de commerce. Les sociétés qui réalisent des BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux) peuvent à cet égard déposer des photocopies de leur déclaration annuelle de résultat.

Par contre, les sociétés qui réalisent des BNC ne peuvent pas se contenter de déposer une copie de leur déclaration n° 2035. Le “bilan” figurant sur cette déclaration n’est pas établi conformément aux prescriptions du Code de commerce.

Enfin, pour ce qui concerne la décision d'affectation du résultat, il n’est pas obligatoire de déposer une copie intégrale du procès-verbal de l'assemblée. Un simple extrait de celui-ci, dans lequel sont reproduites la proposition et la décision d’affectation du résultat (voir modèle ci-dessous), est suffisant.

Modèles utiles

Coût du dépôt

Le coût de cette formalité est de 44,48 € lorsqu’elle est effectuée sur place, au guichet, ou de 45,48 € lorsqu’elle a lieu par correspondance. A réception de votre dossier, le greffier passera une annonce dans le Bodacc afin d'informer le public de votre dépôt, et plus de la moitié de la somme ci-dessus est destinée à couvrir les frais d'insertion de cette annonce.

Attention

Le non-respect de la formalité du dépôt des comptes annuels rend le Gérant passible d’une amende personnelle de 1 500 €, ou de 3 000 € en cas de récidive (Article R.247-3 du Code de commerce).

Par ailleurs, et même en l’absence de toute demande émanant d’un tiers, le Président du Tribunal de commerce peut rendre une ordonnance faisant injonction au Gérant de déposer les comptes, injonction qui peut le cas échéant être assortie d’une astreinte financière (recouvrée par le Trésor Public) si la situation n’est pas régularisée dans le mois qui suit sa notification.

Ce même magistrat peut également, si son injonction n’est pas suivie d’effet, obtenir communication, par les commissaires aux comptes, les salariés de la société, les administrations publiques (Urssaf, Centres des Impôts), la Banque de France, etc., tous renseignements de nature à lui donner une exacte information sur la situation économique et financière de la société (Art. L.611-2 du Code de commerce).

Enfin, dans le cas où la lettre de notification de l’ordonnance du magistrat ne serait pas réclamée, cette ordonnance serait signifiée par voie d’huissier de justice. Et dans le cas où le destinataire ne se trouverait plus à l’adresse indiquée, la société serait purement et simplement déclarée en cessation d’activité (Art. 6 à 9 du décret n° 2005-1677 du 28-12-2005).