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Comptabilité, facturation : vos logiciels sont-ils conformes aux nouvelles normes ?

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Attention : des agents du fisc pourront bientôt effectuer des contrôles inopinés au sein des entreprises afin de vérifier qu'elles sont en possession du certificat de conformité de leurs logiciels (comptabilité, facturation, etc) ou de leur système de caisse. A défaut de pouvoir présenter ce document, une amende de 7.500 € leur sera illico infligée ! Et vous, êtes-vous en règle ?

Il s'agit d'une disposition de la loi de finances pour 2016 : toute entreprise assujettie à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse, devra désormais utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.

Les logiciels et matériels concernés

A l'origine, lorsque la loi a été présentée au Parlement, on ne parlait que des seuls "logiciels de caisse".

Mais au final, il apparaît que sont visés tous les matériels qui permettent d'automatiser des calculs et de mémoriser des opérations d'encaissement, y compris donc les logiciels de comptabilité et les logiciels de gestion.

L'Administration fiscale a même précisé à ce sujet que les logiciels de comptabilité s'entendent des programmes informatiques qui permettent à un ordinateur d'assurer tout ou partie des tâches de la comptabilité d'une entreprise en enregistrant et traitant toutes les transactions réalisées par celle-ci dans différents modules fonctionnels (comptabilité fournisseurs, comptabilité clients, paie, grand livre, etc.).

Quant aux logiciels de gestion, il s'agit des programmes informatiques qui permettent à un ordinateur d'assurer des tâches de gestion commerciale, comme par exemple gestion automatisée des devis, des factures, des commandes, des bons de livraison, le suivi des achats et des stocks, le suivi du chiffre d'affaires, etc.

Par ailleurs, sont également concernés tous les logiciels de type « gestion et encaissement » qui permettent le pilotage et la gestion des activités de vente et d'encaissement par l'utilisation de terminaux de vente dédiés ou non dédiés, quelles que soient les modalités de leur mise sur le marché (vente, location, mise à disposition de toute autre manière, etc.).

Enfin, s'agissant des systèmes de caisse, on en distingue trois principaux :

  • les systèmes de caisse autonomes, souvent dénommés « caisses enregistreuses » : ils ont la capacité d'enregistrer des données de règlement mais ils n'ont pas la capacité d'être paramétrés pour avoir un fonctionnement en communication avec d'autres systèmes de caisse ou avec un système centralisateur d'encaissement ;
  • les systèmes de caisse reliés à un système informatisé capables d'enregistrer, de sécuriser et d'archiver les données d'encaissement en temps réel directement dans le système ; selon le cas, ils génèrent ou non directement les écritures comptables ;
  • les logiciels d'encaissement installés sur un ordinateur ou des ordinateurs (en réseau ou non) : outre les fonctionnalités d'enregistrement, de sécurisation et d'archivage des données d'encaissement en temps réel directement dans le système, ils disposent de fonctionnalités comptables (tenue des écritures comptables) et plus largement incorporent une gestion comptable et financière.

 

Attention : les logiciels libres ou développés en interne sont également concernés
Sont notamment concernés les logiciels de comptabilité, de gestion ou de facturation dits "libres" ou développés en interne, c'est-à-dire développés par l'assujetti lui-même. On entend par logiciel libre un logiciel dont les utilisateurs ont un libre usage, une libre étude, une libre modification et une libre distribution. Ces libertés permettent aux utilisateurs d'adapter le logiciel à leurs besoins spécifiques. Les modifications que les utilisateurs peuvent apporter au logiciel libre ou développé en interne ne doivent pas avoir pour objet ou pour effet d'altérer le respect des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage décrites ci-dessous

Les nouvelles normes à respecter

Les logiciels ou matériels ci-dessus devront, en vue du contrôle de l'administration fiscale, justifier qu'ils satisfont à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.

Pour plus de détails à ce sujet, voir notre fiche pratique :

Contrôles inopinés

Afin de permettre à l'Administration de s'assurer du respect par les entreprises de ces normes, une nouvelle procédure de contrôle, totalement indépendante de la procédure de contrôle de l'impôt, est créée.

Selon cette nouvelle procédure, qui figure d'ores et déjà dans le code général des impôt mais qui entrera officiellement en vigueur à partir du 1er janvier 2018, des agents de l'administration fiscale pourront intervenir de manière inopinée dans les locaux professionnels de toute entreprise assujettie à la TVA pour vérifier la détention par cette personne de l'attestation ou du certificat de conformité de chacun des logiciels de comptabilité ou de gestion ou systèmes de caisse qu'elle détient.

Ces contrôles pourront avoir lieu de 8 heures à 20 heures ou, en dehors de ces heures, durant les heures d'activité professionnelle de l'entreprise.

Sanctions

En application de l'article 286 du CGI, le respect des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données contenues dans les logiciels de comptabilité, de gestion et autres systèmes de caisse peut être justifié :

  • soit par un certificat délivré par un organisme accrédité ;
  • soit par une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel de comptabilité ou du matériel concerné, conforme à un modèle fixé par l'administration.

Si, à l'occasion du contrôle, l'entreprise ne peut pas produire l'un ou l'autre de ces documents, les contrôleurs lui infligeront une amende de 7.500 € par logiciel de comptabilité ou de gestion ou système de caisse concerné.

Pour approfondir le sujet :

 


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