Employeurs : de nouvelles obligations d'informations de vos salariés à partir de ce mois de novembre 2023

Ces nouvelles obligations, qui sont imposées par la réglementation européenne, ont été introduites dans le droit du travail français par la loi portant diverses dispositions d'adaptation au droit de l'Union européenne du 10 mars dernier, et leur décret d'application vient de paraître au Journal Officiel du 31 octobre.

Obligations d'informations lors de l'embauche

Depuis 2019, la réglementation européenne fixe une liste de 15 informations (relatives à leurs relations de travail) que doivent fournir les employeurs à leurs salariés.

Or, même si, en France, bon nombre de ces informations sont déjà transmises actuellement aux salariés, notamment via la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), le bulletin de salaire ainsi que les mentions obligatoires des contrats de travail, certaines manquent encore à l'appel.

De plus, le droit du travail français prévoit que ces informations doivent être communiquées au salarié sous deux mois, alors que la réglementation européenne impose un délai de 7 jours à 30 jours à compter du début de la relation de travail.

C'est donc afin de mettre la France en conformité avec cette réglementation que le code du travail français vient d'être modifié. Voici désormais les informations que vous devez obligatoirement communiquer individuellement à chacun de vos salariés :

Informations à communiquer au plus tard le 7e jour calendaire à compter de la date d'embauche :

• l'identité des parties à la relation de travail ;
• le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l'adresse de l'employeur ;
• l'intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d'emploi ;
• la date d'embauche ;
• dans le cas d'une relation de travail à durée déterminée, la date de fin ou la durée prévue de celle-ci ;
• le cas échéant, la durée et les conditions de la période d'essai ;
• les éléments constitutifs de la rémunération, indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération ;
• la durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d'aménagement sur une autre période de référence, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d'équipe en cas d'organisation du travail en équipes successives alternantes.
  

Autres informations à communiquer au plus tard le 30e jour calendaire à compter de la date d'embauche :

• le droit à la formation assuré par l'employeur ;
• la durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée ;
• la procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail ;
• les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise ou l'établissement ;
• les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d'un accord collectif ou d'une décision unilatérale de l'employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d'ancienneté qui y sont attachées.

Mode de communication

Ces informations doivent être adressées au salarié sous format papier, par tout moyen conférant date certaine. Toutefois, l'employeur peut également les adresser sous format électronique, à condition que :

• le salarié dispose d'un moyen d'accéder à une information sous format électronique ;
• les informations puissent être enregistrées et imprimées ;
• l'employeur conserve un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.

Par ailleurs, ces informations doivent en principe être remise à tous les salariés à partir du 1er novembre 2023. Toutefois, le décret prévoit que le salarié qui ne les a pas reçues dans les délais imposés, ne peut saisir la juridiction prud'homale qu'à la condition d'avoir mis en demeure son employeur de les lui communiquer ou de les compléter, et en l'absence de transmission des informations en cause par ce dernier dans un délai de 7 jours calendaires à compter de la réception de cette mise en demeure.

CDD et intérimaires

Là encore, il s'agit de mettre en conformité le droit français avec la réglementation européenne.

Désormais, dès lors qu'ils justifient, l'un comme l'autre, d'une ancienneté continue d'au moins 6 mois dans l'entreprise, un salarié en CDD ou un intérimaire peuvent, par tout moyen donnant date certaine à sa réception, demander à leur employeur d'être informé des postes en contrat à durée indéterminée (CDI) qui sont à pourvoir au sein de l'entreprise.

L'employeur est alors tenu de fournir par écrit la liste des CDI à pourvoir qui correspondent à la qualification professionnelle du salarié, dans un délai d'un mois à compter de la réception de sa demande.

Toutefois, l'employeur n'est pas tenu de respecter ces dispositions si le salarié a déjà formulé deux demandes dans l'année civile en cours.

Par ailleurs, lorsque l'employeur est un particulier ou une entreprise de moins de 250 salariés, une réponse peut être apportée par oral à compter de la deuxième demande du salarié, si la réponse est inchangée par rapport à celle apportée à la première demande.