Covid 19 : les facilités pour la tenue des assemblées sont prorogées

Ces facilités sont les suivantes :

Remplacement de l’assemblée annuelle par une simple consultation écrite des associés

Alors que, normalement, ceci est interdit par la loi, les Gérants de sociétés sont autorisés, jusqu’au 1er avril 2021, à consulter les associés sur les comptes de l’exercice par correspondance, dès lors que, à la date de la convocation de l'assemblée ou à celle de sa réunion, une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires fait obstacle à la présence physique à l'assemblée de ses membres.

Toutefois, cette consultation par correspondance n’est possible que dans la mesure où les conditions suivantes sont réunies :

• les documents à adresser aux associés sont les mêmes que ceux qui doivent être communiqués aux associés avant la tenue physique d'une assemblée (voir notre fiche pratique) ;
• les décisions prises sont soumises aux mêmes règles de quorum et de majorité que lors d’une assemblée (voir notre fiche pratique) ;
• les associés doivent disposer d’un délai minimal de 15 jours à compter de la date de réception des projets de résolution pour émettre leur vote ;
• ce vote doit obligatoirement être émis par écrit (soit par courrier, soit par email) et il doit être clairement exprimé (oui, non ou abstention). Il ne peut être ni dubitatif, ni assorti d’une condition ;
• le délai de réponse écoulé, le Gérant doit bien sûr procéder au dépouillement des réponses, vérifier que le quorum et la majorité sont respectés, et dresser un procès-verbal de la consultation (voir notre fiche pratique), comme lors d’une assemblée.

Consultation des associés par conférence téléphonique ou par visioconférence

Bien que ceci soit également interdit en temps normal pour l'assemblée d'approbation des comptes annuels, les Gérants sont là encore autorisés à titre exceptionnel et toujours jusqu’au 1er avril 2021, à tenir cette assemblée en ayant recours à une conférence téléphonique ou à une visioconférence.

Mais là encore, cette possibilité est soumise au respect de conditions :

• les moyens techniques utilisés doivent permettent l'identification des participants et transmettent au moins leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations ;
• les participants doivent avoir reçus les mêmes documents que ceux qui doivent être communiqués aux associés avant la tenue physique d'une assemblée (voir notre fiche pratique) ;
• ils doivent également avoir été avisés par tout moyen permettant d'assurer leur information effective de la date et de l'heure de l'assemblée ;
• les associés ne peuvent participer aux débats et exercer leurs droits de vote qu'après s'être identifiés au moyen d'un code fourni préalablement à la tenue de l'assemblée ;
• dès lors que ces conditions sont respectées, les associés participant à la conférence sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité (voir notre fiche pratique) ;
• l’assemblée doit se dérouler de la même manière qu’une assemblée physique (voir notre fiche pratique) ;
• enfin, un procès-verbal de la consultation (voir notre fiche pratique), doit être établi par le Gérant.

Enfin, l'utilisation de ces facilités ne doit pas vous faire oublier le rapport sur les conventions réglementées et, le cas échéant, de faire voter votre quitus.