SARL : Dernière ligne droite pour convoquer votre assemblée annuelle !

  • Contenu vérifié le 1 juin 2021

Si vous avez clôturé votre exercice le 31 décembre dernier, votre assemblée annuelle doit être réunie avant la fin de ce mois de juin... sous peine d'une amende de 9.000 € !

NB : cette fiche est extraite de notre dossier : « Comment faire votre assemblée annuelle obligatoire ».

La convocation des associés à une assemblée générale annuelle est en effet une des principales obligations inhérentes à la fonction de Gérant.

Objet de cette assemblée

L'objet principal de cette assemblée est de faire approuver par les associés les comptes de l'exercice écoulé et votre proposition d'affectation du résultat ainsi que, le cas échéant, d'obtenir le "quitus" pour votre gestion.

Date de l'assemblée

L'assemblée annuelle appelée à statuer sur les comptes d'un exercice doit être réunie dans les 6 mois qui suivent la clôture de cet exercice. Ce délai légal, fixé par l'article L.223-26 du Code de commerce, est impératif. S'il nest pas respecté, le ministère public ou toute personne intéressée peut saisir le président du tribunal compétent statuant en référé afin d'enjoindre, le cas échéant sous astreinte, aux gérants de convoquer cette assemblée ou de désigner un mandataire pour y procéder.

Les sociétés qui ont clôturé leur exercice le 31 décembre 2020 ont donc jusqu'au 30 juin 2021 pour réunir cette assemblée.

Néanmoins, il peut arriver que, sans que ceci soit de son fait, le Gérant soit dans l'impossibilité de respecter ce délai : problèmes informatiques par exemple, défaillance du comptable, etc.

Dans ce cas, il faut savoir que le délai légal peut être prolongé, à la demande du gérant, par ordonnance du président du tribunal de commerce (art. R. 223-18-1 du Code de commerce).

Il suffit à cet effet d'adresser une requête motivée (voir modèle ci-dessous) au Président du Tribunal du commerce du siège de la société.

⏬ Modèle de requête pour prorogation du délai de l'assemblée annuelle

Tenue de l'assemblée par conférence téléponique ou visioconférence

La loi relative à la gestion de sortie de crise sanitaire, promulguée le 1er juin dernier, a finalement repoussé jusqu'au 30 septembre 2021 (au lieu du 30 avril auparavant) la possilbilité pour les associés d'assister à l'assemblée en distanciel.

Toutefois, ceci n'est possible que si les conditions suivantes sont respectées :

  • les moyens techniques utilisés permettent l'identification des participants et transmettent au moins leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations ;
  • les participants doivent avoir reçus les mêmes documents que ceux qui doivent être communiqués aux associés avant la tenue physique d'une assemblée (voir ci-dessous) ;
  • ils doivent également avoir été avisés par tout moyen permettant d'assurer leur information effective de la date et de l'heure de l'assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer leurs droits (notamment la façon de se connecter à la conférence).

Dès lors que ces conditions sont respectées, les associés participant à la conférence sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité.

Lieu de l’assemblée

En règle générale, les assemblées ont lieu au siège social.

Cependant, il ne s’agit nullement d’une obligation légale. La Cour d’appel de Paris a jugé qu’en l’absence de dispositions particulières des statuts à cet égard “le Gérant est libre de fixer lui-même ce lieu en vertu de ses pouvoirs”. Toutefois, le lieu ainsi choisi ne doit pas avoir pour but de gêner la participation de certains associés, ni d’influencer leur vote (CA Paris, 5e ch. comm. arrêt n° 13918 du 5-11-1999).

Contenu de la convocation

Votre pli devra contenir :

Votre lettre de convocation devra bien entendu mentionner la date, l'heure et l'endroit auxquels se déroulera votre assemblée, ainsi que, de façon claire, son ordre du jour. Elle devra également comporter une énumération des pièces jointes à votre envoi.

Lettre recommandée ou courrier électronique ?

En vertu du premier alinéa de l’article R.223-20 du Code de commerce, la convocation des associés à toute assemblée doit être faite par lettre recommandée. Il s’agit donc d’une obligation légale.

Néanmoins, dans le cas des Sarl entre conjoints par exemple, il ne sera probablement pas utile de respecter ce formalisme (à moins que les statuts ne l’exigent). Même chose s'il s'agit d'une Sarl créée entre membres d'une même famille ou entre des personnes très proches. Toutefois, ceci suppose impérativement que tous les associés soient présents à l’assemblée et qu’ils signent tous le procès-verbal. A défaut, l'assemblée serait considérée comme n'ayant pas eu lieu.

Par ailleurs, depuis le 1er juin 2015 (Décret n° 2015-545 du 18 mai 2015, J.O. du 20), les associés peuvent être convoqués à l'assemblée annuelle par courrier électronique sous réserve que la procédure suivante soit respectée par le Gérant :

  • dans un premier temps, la société doit solliciter l'accord de l'associé pour lui adresser sa convocation par courrier électronique. Cette sollicitation peut être effectuée soit par voie postale, soir par voie électronique (email) ;
  • s'il accepte, l'associé doit donner son accord par écrit au plus tard 20 jours avant la date de la prochaine assemblée. Cet accord peut être donné soit par lettre recommandée, soit par courrier électronique, et il doit préciser l'adresse électronique à laquelle la convocation pourra être transmise ;
  • si au contraire l'associé refuse ou ne répond pas, la convocation doit être adressée par lettre recommandée dans les conditions prévues ci-dessus.
En cas d'accord de l'associé, la convocation et les documents qui doivent l'acompagner (voir ci-dessus), peuvent lui être transmis par courrier électronique, mais le délai de 15 jours avant l'assemblée n'en continue pas moins à devoir être respecté. Par ailleurs, les associés qui ont consenti à l'utilisation du courrier électronique peuvent, par cette voie ou par lettre recommandée, demander le retour à un envoi postal 20 jours au moins avant la date de l'assemblée suivante.

Date d’envoi de la convocation

L’article précité du Code de commerce stipule également que la convocation des associés doit être faite dans un délai de 15 jours au moins avant la réunion de l'assemblée. Cependant, les statuts peuvent prévoir un délai plus long, auquel cas c’est celui-ci qui doit être respecté.

Attention au calcul du délai de 15 jours !

Pour le calcul du délai de 15 jours avec lequel la convocation doit être adressée, le jour où celle-ci est déposée à la Poste ne doit pas être compté, alors que le jour où se déroulera votre assemblée en fait partie. Les jours fériés sont compris dans le délai. Ainsi, une convocation postée le 15 juin (cachet de la poste) sera envoyée dans les délais si l’assemblée doit se tenir le 30 juin.

⏬ Modèle de convocation
 à l'assemblée générale ordinaire

A moins que tous les associés aient été présents ou représentés, toute assemblée irrégulièrement convoquée peut être annulée par les juges. Par ailleurs le fait, pour le gérant, de ne pas soumettre à l'approbation de l'assemblée des associés l'inventaire, les comptes annuels et le rapport de gestion établis pour chaque exercice le rend passible d'une amende personnelle de 9.000 € (Art. L.241-5 du Code de commerce).

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NB : cette fiche est extraite de notre dossier relatif à l'assemblée annuelle, lequel contient également les fiches suivantes :