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Factures : des précisions sur la nouvelle indemnité forfaitaire de 40 euros

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Depuis le 1er janvier 2013, une nouvelle mention doit figurer dans toutes les conditions générales de vente et sur toutes les factures adressées à des professionnels. Elle se rapporte à l'indemnité de recouvrement de 40 €. La DGCCRF vient d'apporter de nombreuses précisions sur les modalités d'application de cette nouvelle disposition.

Portée de l'obligation

En premier lieu, la DGCCRF rappelle que la mention de cette indemnité et de son montant est obligatoire dans toutes les conditions générales de ventes ou de prestations de services, ainsi que  sur toutes les factures adressées à des professionnels et payables à terme, même lorsque la vente se déroule dans le cadre d'une relation non conflictuelle, même si l'acheteur est situé à l'étranger, que ce soit dans un pays membre de l'Union Européenne ou pas, et y compris sur les factures émises dans le cadre d'une location de matériel.

Nota : elle peut aussi être insérée dans les contrats, si telle est la volonté des parties, mais il n'y a pas d'obligation à cet égard.

En revanche, cette mention n'est applicable que dans le cadre d'activités soumises au Code de commerce. Elle n'a donc pas lieu de figurer dans les baux commerciaux, ni dans les contrats d'assurances, etc.

Par ailleurs, les entreprises qui facturent à la fois à des clients professionnels et à des clients particuliers sont invitées à prévoir deux modèles de facture pour écarter tout risque de confusion.

Enfin, la DGCCRF précise également que la mention de cette indemnité et de son montant ne doit être obligatoirement portée que sur les CGV communiquées après le 1er janvier 2013, et sur les factures émises après cette même date. Il n’est donc pas nécessaire de conclure un avenant aux contrats conclus avant cette date.

Forme de la mention

Il n’existe pas de formule type à cet égard. Mais la mention doit indiquer sans ambiguïté l’objet de l’indemnité et son montant. Ainsi, un simple renvoi à article D. 441-5 du Code de commerce (qui fixe le montant de cette indemnité) ne serait pas conforme à la loi.

En outre, la DGCCRF précise que la solution qui consisterait à n'établir qu'une seule facture comportant des options selon que le client est un professionnel ou un consommateur n’est pas satisfaisante.

Modèle de facture avec mention de l'indemnité

Par contre, la loi ne précisant pas selon quelles modalités la mention doit être portée sur la facture, il n'est pas interdit de l'apposer à l'aide d'un tampon (cas notamment des entreprises qui ne facturent à des professionnels qu'occasionnellement).

Montant de l'indemnité

Le montant de cette indemnité est légalement fixé à 40 € (quel que soit le montant de la facture) et il n'est pas possible d'imposer un montant supérieur ou inférieur à son débiteur.

Toutefois, il est rappelé que si les frais de recouvrement exposés sont supérieurs à cette somme, l’entreprise créancière peut demander une indemnité complémentaire. Mais celle-ci ne peut être demandée par le créancier que s’il peut en justifier le montant. Elle ne peut donc pas apparaître sur la facture.

Enfin, cette indemnité n'est pas assujettie à la TVA.

Modalités de recouvrement de l'indemnité

L’indemnité est due dès le premier jour de retard de paiement, et son montant reste de 40 € quel que soit l'importance du retard (elle n'est donc pas due pour chaque jour de retard).

Par ailleurs, elle doit être versée spontanément par le débiteur et elle ne doit donc pas donner lieu à l'établissement d'une facture par  le créancier. Par contre, si elle n’est pas versée spontanément, celui-ci peut adresser une relance au débiteur.

Elle s'applique par ailleurs pour chaque facture émise et payée en retard. Ainsi, lorsqu'une même opération donne lieu à l'émission de plusieurs factures, l'indemnité s'applique pour chacune de ces factures payées en retard. Elle peut donc être due plusieurs fois dans le cadre d'une même opération.

Enfin, dans le cas où la facture aurait été réglée en partie dans les délais et en partie en retard, l'indemnité s'applique néanmoins pour son montant total, soit 40 €.

Comptabilisation de l'indemnité

Le fisc a précisé que cette indemnité doit être rattachée à l’exercice fiscal de son encaissement ou de son paiement.

Mais les règles du plan comptable général (PCG) ne comportent pas en revanche de précisions expresses sur le mode de comptabilisation de cette indemnité.

La DGCCRF propose donc deux solutions au choix :

  • cette indemnité forfaitaire pouvant s’ajouter aux pénalités pour paiement tardif, elle peut être considérée comme un accessoire à ces dernières, et enregistrée à ce titre dans un sous-compte des charges financières « 6681 : Intérêts des dettes commerciales ».
  • mais elle peut aussi, en raison de son caractère forfaitaire, être regardée comme une pénalité et enregistrée dans un compte de charges exceptionnelles : « 6711 : Pénalités sur marchés ».

Par contre, la comptabilisation au débit du compte représentatif de l’achat ou de la prestation objet du paiement tardif est exclue.

Sanctions

La DGCCRF confirme enfin que les amendes maximales encourues en cas d'omission de cette mention sont bien multipliées par cinq lorsque l'infraction est commise par une personne morale. Pour les SARL et les EURL donc, l'amende maximale n'est pas de 15.000 €, mais de 75.000 €.

Source : circulaire DGCCRF avril 2013.

Sur le même thème, lire également notre fiche pratique :

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