Gérants minoritaires ou majoritaires : ce que vous pouvez vous faire rembourser si vous télétravaillez

Les frais engagés par les salariés ou les assimilés salariés en situation de télétravail sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à l'emploi ou à la fonction.

Le remboursement de ces frais n'est donc pas assujetti à cotisations ni à l'impôt, sous réserve que, en fonction de la nature des frais remboursés, les conditions suivantes soient respectées :

Frais liés à l'adaptation d'un local spécifique

Il s'agit notamment des frais de diagnostic de conformité électrique, des frais d'installations de prises (téléphoniques, électriques...), ou de frais liés à la mise en conformité du lieu ou du poste de travail avec la législation du travail.

Tous ces frais ne peuvent être remboursés en franchise d'impôt et de cotisations sociales que pour leur montant réel et sur présentation de la facture (dont il est bien sûr nécessaire de conserver une copie afin de pouvoir la présenter en cas de contrôle).

Autres frais

Les autres frais dont le détail figure ci-dessous peuvent être remboursés :

• soit au réel ou sous la forme d'indemnités forfaitaires pour les salariés et dirigeants sous contrat de travail ;
• soit uniquement au réel pour les Gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, et les Présidents de SAS ou de SASU, lorsqu'ils ne bénéficient pas d'un contrat de travail.

En outre, seuls les frais suivants peuvent être remboursés :

Le loyer et les charges locatives

Les frais de cette catégorie pouvant faire l'objet d'une indemnisation en fanchise d'impôt et de cotisations sont les suivants : le loyer du salarié ou assimilé (ou, à défaut de loyer, la valeur locative brute du local), la taxe foncière, la taxe d’enlèvement d’ordures ménagères, les charges de copropriété, l’assurance habitation, les dépenses de chauffage et d’électricité.

Mais attention : selon le mode réel, ces frais ne peuvent être remboursés en franchise de cotisations qu’en proportion de la superficie du local affectée à l’usage professionnel par rapport à la superficie totale de l’habitation.

Frais d’acquisition de mobilier de bureau

Peuvent être pris en charge à ce titre les dépenses d’acquisition par le salarié ou assimilé d’un bureau, d’un fauteuil ergonomique, d’étagères et de meubles de rangement, d’une lampe de bureau.

Là encore, ces frais peuvent être pris en charge en franchise de cotisations selon le mode réel, mais à hauteur de 50 % seulement de leur montant, celui-ci devant en outre être appuyé de justificatifs (factures).

Frais d’acquisition de matériels informatiques et périphériques

Lorsqu’il ne fournit pas lui-même le matériel informatique nécessaire, l’employeur doit en rembourser le coût d’acquisition par le salarié ou assimilé.

Toutefois, s’il est convenu que celui-ci reste propriétaire de ce matériel, cette prise en charge n’est là encore exonérée de cotisations qu’à hauteur de 50 % du coût du matériel (toujours justifié par facture).

Consommables, frais d’abonnement téléphonique et internet

Ces frais, qui incluent notamment les ramettes de papier et les cartouches d'encre, peuvent être pris en charge en franchise de cotisations pour la totalité de leur montant sur remise des justificatifs.

Indemnités forfaitaires

Pour les salariés sous contrat de travail, les quatre catégories de frais ci-dessus (loyer, mobilier, matériel, consommables) peuvent, en lieu et place d'une prise en charge au réel, donner lieu au versement d'une indemnité mensuelle par l'employeur.

Dans ce cas, cette indemnité est exonérée de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu dans les limites suivantes :

• soit dans la limite de 10 € par journée de télétravail hebdomadaire (le salarié qui télétravaille 1 journée par semaine a droit à 10 € par mois, ou 20 € par mois s'il télétravaille deux jours par semaine, 30 € pour 3 jours par semaine, etc.) ;

• soit à 2,50 € par jour de télétravail, dans la limite de 55 € par mois.

Gérant(e)s majoritaires

Le décret qui vient de paraître ne concerne que les salariés et assimilés c'est-à-dire, pour ce qui concerne les dirigeants de sociétés, uniquement les Gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, ainsi que les Présidents et directeurs généraux des sociétés par actions (SAS, SASU, SA).

Néanmoins, les Gérants majoritaires étant également admis à se faire rembourser tous les frais qu'ils supportent pour l'exercice de leur fonction, ils peuvent également se faire rembourser les frais de télétravail répertoriés ci-dessus, de la même manière et dans les mêmes limites le cas échéant que les Gérants minoritaires.

Mais comme pour ces derniers toutefois, ils ne peuvent pas utiliser les indemnités forfaitaires. Celles-ci seraient en effet imposables et assujetties à cotisations. Ils ne peuvent donc se faire rembourser que leurs frais réels, appuyés de justificatifs.