Règle du dixième et règle du maintien de salaire, il existe deux façons de calculer l'indemnité de congés payés d'un salarié. Mais celle qui doit être retenue est celle qui est à son avantage.
Fiche pratique : comment fixer les dates de départ en congés de vos salariés ?
- Contenu vérifié le 9 avr. 2024
En principe, la période des congés applicable dans chaque entreprise est fixée par la convention collective. A défaut, c’est à l’employeur qu’il appartient de fixer les dates de départ et de retour.
Celui-ci doit dans ce cas se référer aux usages, après consultation du CSE (Comité Social et Economique) dans les entreprises de 11 salariés et plus.
Les salariés ne peuvent donc pas imposer leurs dates de départ à leur employeur. Toutefois, ce dernier n’en reste pas moins tenu de respecter certaines dispositions prévues par le Code du travail.
Période des congés
Dans tous les cas, la période des congés fixée par l’employeur ou par la convention collective doit obligatoirement comprendre la période allant du 1er mai au 31 octobre de chaque année. Aucun salarié ne peut être contraint de prendre ses congés en dehors de cette période.
Toutefois, les salariés de retour d’un congé de maternité ou d’adoption, ont droit à leurs congés payés annuels quelle que soit la période de congés payés décidée par l’employeur ou par la convention collective.
L’ordre des départs en congés
L'employeur peut décider que les congés devront être pris de façon échelonnée, par roulement entre le personnel, ou bien simultanément en cas de fermeture de l'entreprise.
Lorsque les congés sont fixés par roulement, c'est l'employeur qui décide de l'ordre des départs.
Cependant, lors de la fixation des dates individuelles de départ, l’employeur doit tenir compte :
- de la situation de famille du salarié, notamment des possibilités de congés, dans le secteur privé ou la fonction publique, du conjoint ou du partenaire lié par un PACS. De même, il est précisé à cet égard qu’il ne peut pas être refusé à des conjoints ou à des partenaires liés par un PACS de prendre leurs congés simultanément s’ils travaillent dans la même entreprise ;
- par ailleurs, l’employeur doit également tenir compte de l’ancienneté du salarié, un ancien salarié ayant en principe la priorité sur un nouveau.
La période de prise des congés fixée par l’employeur doit obligatoirement être portée à la connaissance des salariés au moins deux mois avant sa date d’ouverture. En outre, les dates individuelles de chaque salarié doivent être portées à sa connaissance au moins un mois à l’avance. Enfin, sauf en cas de circonstances exceptionnelles, ces dates individuelles de départ ne peuvent plus être modifiées dans le délai d’un mois précédant le départ (art. L.3141-16, D.3141-5 et D.3141-6 du Code du travail).
Fractionnement des congés
Lorsque les droits à congés du salarié ne dépassent pas 12 jours ouvrables, son congé doit obligatoirement être continu. Il ne peut donc pas être fractionné.
Par contre, sauf pour les salariés qui justifient de contraintes géographiques particulières (notamment les étrangers ou les résidents des DOM), la durée des congés pouvant être pris en une seule fois par un salarié ne peut excéder 24 jours ouvrables.
Enfin, lorsque le droit à congés du salarié est supérieur à 12 jours ouvrables et au plus égal à 24 jours ouvrables, il peut être fractionné par l’employeur, mais uniquement avec l’accord du salarié, et à condition que l’une des fractions soit au moins égale à 12 jours ouvrables (compris entre deux jours de repos hebdomadaires) et que celle-ci soit attribuée entre le 1er mai et le 31 octobre.
En outre, lorsque ce fractionnement entraîne pour le salarié la prise de congés en dehors de cette période du 1er mai au 31 octobre, il a droit à des jours de congés supplémentaires :
- soit 1 jour supplémentaire si le nombre de jours pris en dehors de cette période est compris entre 3 et 5 ;
- soit 2 jours supplémentaires s’il est au moins égal à 6.
Les conventions collectives peuvent prévoir un nombre de jours supplémentaires supérieur à ceux mentionnés ci-dessus. Par ailleurs, ce droit à des jours supplémentaires naît du seul fait du fractionnement, même si c’est le salarié qui en a pris l’initiative. Mais dans cette dernière hypothèse, le salarié qui souhaite lui-même fractionner son congé ne peut imposer ce souhait à son employeur.
Fermeture de l'entreprise pour cause de congés
L'employeur peut décider de fermer son entreprise pour cause de congés et imposer à ses salariés de prendre leurs congés durant cette période de fermeture, mais sous réserve du respect des dispositions prévues par la convention collective à ce sujet ou, à défaut, des dispositions suivantes :
- cette période de fermeture ne doit pas excéder 24 jours ouvrables ;
- le salarié doit en tout état de cause disposer de 12 jours ouvrables consécutifs à prendre durant la période allant du 1er mai au 31 octobre d'une même année ;
- les salariés doivent être prévenus au moins deux mois à l'avance de cette période de fermeture.
Dans le cas où un salarié n’aurait pas acquis suffisamment de congés payés pour couvrir cette période de fermeture, l'employeur n'est pas tenu de le rémunérer. Néanmoins, s'il était bénéficiaire de l'ARE (Allocation d'aide au retour à l'emploi) ou de l'ASS (Allocation de solidarité spécifique) avant son embauche, le salarié peut demander à Pôle Emploi de lui verser une indemnité pour congés non payés.
Il peut aussi demander à son employeur de bénéficier de congés payés par anticipation, celui-ci étant toutefois libre de refuser, sauf dispositions conventionnelles contraires.
Textes de référence : articles L.3141-13 à L.3141-23, modifiés en dernier lieu par la loi travail de 2016 (LOI n°2016-1088 du 8 août 2016), et articles D.3141-5 et D.3141-6.
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