Dépôt des comptes annuels : n'oubliez pas la déclaration de confidentialité

  • Article publié le 23 juil. 2019

Si votre exercice coïncide avec l'année civile, vos comptes annuels doivent être déposés au plus tard le 31 juillet prochain (ou le 31 août en cas de dépôt par internet). Ce dépôt est obligatoire mais, sous certaines conditions, vous pouvez demander à ce que vos comptes ne soient pas publiés.

Documents à déposer

Doivent être déposés (en un seul exemplaire) :

  • les comptes annuels, c'est-à-dire le bilan, le compte de résultat et l'annexe comptable ;
Nota : les micro-sociétés n'ont plus à déposer (ni même à établir) l'annexe comptable. Sont considérées comme des micro-sociétés (ou micro-entreprises) les sociétés dont deux des trois seuils suivants ne sont pas dépassés : Total du bilan : 350.000 € ; Chiffre d'affaires : 700.000 € ; Nombre moyen de salariés : 10. Par ailleurs, les sociétés qui remplissent les critères pour être considérées comme des petites entreprises peuvent déposer des comptes annuels et une annexe comptable simplifiés.
  • le cas échéant les comptes consolidés, le rapport sur la gestion du groupe, les rapports des commissaires aux comptes sur les comptes annuels et les comptes consolidés, éventuellement complétés de leurs observations sur les modifications apportées par l'assemblée ou l'associé unique aux comptes annuels qui leur ont été soumis ;
  • la proposition d'affectation du résultat soumise à l'assemblée ou à l'associé unique et la résolution d'affectation votée ou décidée ;
  • le cas échéant, votre déclaration de confidentialité (voir ci-dessous).

Il est possible de ne déposer que des photocopies. Mais dans ce cas, celles-ci devront être "certifiées conformes à l'original" par le gérant.

Concernant le bilan et le compte de résultat, ceux-ci n'ont pas besoin d'être certifiés par un expert-comptable, mais ils devront être dressés conformément aux prescriptions du Code de commerce. Les sociétés qui réalisent des BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux) peuvent à cet égard déposer des photocopies de leur déclaration annuelle de résultat.

Par contre, les sociétés qui réalisent des BNC ne peuvent pas se contenter de déposer une copie de leur déclaration n° 2035. Le “bilan” figurant sur cette déclaration n’est pas établi conformément aux prescriptions du Code de commerce.

Enfin, pour ce qui concerne la décision d'affectation du résultat, il n’est pas obligatoire de déposer une copie intégrale du procès-verbal de l'assemblée. Un simple extrait de celui-ci, dans lequel sont reproduites la proposition et la décision d’affectation du résultat est suffisant.

Déclaration de confidentialité

Depuis une ordonnance du 30 janvier 2014, les sociétés qui répondent à la définition des micro-entreprises ont la possibilité de s'opposer à ce que leurs comptes annuels (bilan et compte de résultat) soient rendus publics.

A cet effet, elles doivent joindre à leurs comptes annuels le document suivant :

Téléchargement    Modèle de déclaration de confidentialité pour une micro-entreprise

Par ailleurs, cette possibilité est étendue aux sociétés qui répondent à la définition des petites entreprises, mais en partie seulement car, pour elles, seul le compte de résultat peut être tenu secret (non le bilan ni l'annexe comptable).

Le formulaire à utiliser dans ce cas est le suivant :

Téléchargement    Modèle de déclaration de confidentialité pour une petite entreprise

A cet égard, répondent à la définition des petites entreprises les sociétés qui, au titre du dernier exercice clos et sur une base annuelle, ne dépassent pas deux des trois seuils suivants (nouveaux seuils fixés par le Décret n°2019-539 du 29 mai 2019) :

  • 6 millions d'euros de total de bilan ;
  • 12 millions d'euros de chiffre d’affaires net ;
  • 50 salariés.

Pour l'application de ces seuils, le total du bilan est égal à la somme des montants nets des éléments d'actif.

Le montant net du chiffre d'affaires s'entend du montant HT des ventes de produits et services liés à l'activité courante, diminué des réductions sur ventes et des taxes assimilées à la TVA.

Quant au nombre moyen de salariés employés au cours de l'exercice, il est égal à la moyenne arithmétique des effectifs à la fin de chaque trimestre de l'année civile (ou de l'exercice comptable lorsque celui-ci ne coïncide pas avec l'année civile), liés à l'entreprise par un contrat de travail.

Nota : le Gérant minoritaire ou égalitaire non muni d'un contrat de travail ne doit donc pas être retenu dans l'effectif moyen.

Sociétés expressément exclues de la confidentialité

Outre celles qui ne remplissent pas les conditions ci-dessus, sont également exclues de la confidentialité de leurs comptes ou de leur résultat les sociétés dont l'activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières (même si, dans ce cas, elles remplissent les conditions ci-dessus).

Par ailleurs, sont également expressément exclus :

  • 1 - Les établissements de crédit, les sociétés de financement, les établissements de paiement et les établissements de monnaie électronique ;
  • 2 - Les entreprises d'assurance et de réassurance, les institutions de prévoyance et les mutuelles ;
  • 3 - Les personnes et entités dont les titres financiers sont admis aux négociations sur un marché réglementé ;
  • 4 - Les personnes et entités qui font appel à la générosité publique.
  • 5 - Les sociétés qui appartiennent à un groupe, au sens de l'article L. 233-16 du code de commerce. Pour l'application de cette cinquième exclusion, un groupe de sociétés est défini comme une entité économique formée de deux sociétés ou plus qui sont soit des sociétés contrôlées par une même société, soit cette société contrôlante. A cet égard, une société est considérée comme en contrôlant une autre dès lors qu'elle a le pouvoir de nommer la majorité de ses dirigeants. Ce contrôle peut être exercé de façon directe : par exemple une société A contrôle une société B dès lors qu'elle est directement détentrice de la majorité des droits de vote de celle-ci. Mais il peut aussi être exercé de façon indirecte : par exemple, une société A est considérée comme contrôlant indirectement une société C dès lors qu'elle contrôle une société B qui contrôle elle-même directement la société C.

Coût du dépôt

Bien qu’obligatoire, la formalité du dépôt annuel des comptes n’en est pas moins payante. Son coût est de 44,54 € (ou de 45,73 € si le dépôt est effectué par correspondance).

Dépôt par Internet

Le dépôt des comptes annuels, ainsi que le paiement des frais correspondants, peuvent également être effectués par voie électronique, à partir du site www.i-greffes.fr.

Dans ce cas, un mois de délai supplémentaire est accordé.

Le non-respect de la formalité du dépôt des comptes annuels rend le Gérant passible d’une amende personnelle de 1.500 €, ou de 3.000 € en cas de récidive (Article R.247-3 du Code de commerce).

Par ailleurs, et même en l’absence de toute demande émanant d’un tiers, le Président du Tribunal de commerce peut rendre une ordonnance faisant injonction au Gérant de déposer les comptes, injonction qui peut le cas échéant être assortie d’une astreinte financière (recouvrée par le Trésor Public) si la situation n’est pas régularisée dans le mois qui suit sa notification.
Ce même magistrat peut également, si son injonction n’est pas suivie d’effet, obtenir communication, par les commissaires aux comptes, les salariés de la société, les administrations publiques (Urssaf, Centres des Impôts), la Banque de France, etc., de tous renseignements de nature à lui donner une exacte information sur la situation économique et financière de la société (Art. L.611-2 du Code de commerce).

Textes de référence : art. L. 223-31, L.232-22, L.611-2 du Code de commerce.