Les conditions générales d’exonération des remboursements de frais des Gérants de sociétés

Contenu vérifié le 5 févr. 2018

Contrairement aux salariés non gérants, pour lesquels les allocations pour frais sont en principe toujours exonérées d’impôt et de charges sociales dès lors qu’elles sont destinées à couvrir des frais inhérents à leur emploi, les Gérants de sociétés et assimilés sont soumis à cet égard à un régime spécial beaucoup plus restrictif.

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Les frais supportés avant l’immatriculation de la société

Toute création d’entreprise entraîne un certain nombre de dépenses inévitables pour les futurs associés : honoraires de consultants, achats de fournitures, de matériels, frais d’annonces ou de publicité, frais d’immatriculation, etc. Certaines de ces dépenses pourront leur être remboursées par la société après la création, mais à condition de respecter la procédure requise à cet égard.

Les frais de formation ou de documentation du Gérant

Pour les Gérants qui relèvent du régime fiscal des salariés (Gérants minoritaires et, par assimilation, Gérants majoritaires), les frais de documentation personnelle ou de mise à jour des connaissances nécessitées par l’activité professionnelle, ne peuvent pas toujours faire l’objet de remboursements en franchise d’impôt et de charges sociales. Néanmoins, le coût de certaines formations des dirigeants peut être pris directement en charge par leur société.

Faire payer ses charges sociales par sa société

D’une façon générale, il n’est pas interdit aux Gérants de Sarl de faire prendre en charge par leur société les cotisations sociales obligatoires dont ils sont redevables à titre personnel. Ce cas de figure est d’ailleurs prévu par les réglementations sociale et fiscale. Cependant, cette prise en charge a des conséquences différentes selon que l’on est Gérant minoritaire, Gérant majoritaire, ou Gérant d'une Eurl assujettie à l'I.R.

Les frais de téléphone et de connexion internet

Même lorsqu'ils sont souscrits à titre privé, les abonnements aux services de téléphonie mobile ou à Internet sont souvent pour une large part utilisés pour les besoins professionnels, en particulier par les dirigeants de sociétés. Il est donc tout à fait normal qu'au moins une partie de ces frais soient pris en charge par l'employeur, en l'occurrence votre SARL ou votre EURL. Cependant, deux situations doivent être distinguées à cet égard.

Sarl au domicile du Gérant : peut-on lui faire payer un loyer ou déduire une quote-part des charges d'habitation ?

Toute société peut, sous certaines conditions, être domiciliée au domicile personnel de son Gérant. Mais dans ce cas, la question se pose souvent de savoir si celui-ci peut lui faire payer un loyer ou, lorsqu’il est locataire, lui faire prendre en charge une quote-part de son loyer et de ses charges locatives ?

Les conditions de déduction ou de remboursement de vos notes de restaurants ou d'hôtels

Qu’ils soient supportés directement par la société ou pris en charge sous la forme de remboursements, les frais de restaurants ou d'hôtels sont assujettis à un régime fiscal différent selon qu’ils sont exposés à l’occasion d’invitations de tiers ou à l'occasion de déplacements. Il en est de même pour la récupération de la TVA. Voici un point complet sur ces questions :

La moto de société et les barèmes kilométriques pour les motos, scooters, et autres cyclomoteurs

Rien n’interdit à un Gérant (ou à un salarié) de préférer utiliser une moto, un scooter, ou tout autre deux-roues pour effectuer les déplacements liés à l’exercice de sa profession. Il peut à cet égard utiliser son véhicule personnel, et se faire rembourser ses frais, ou encore utiliser une “moto de société”.

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Fiches pratiques

Les frais professionnels non remboursables ou non déductibles

Les frais supportés avant l’immatriculation de la société

Les frais de formation ou de documentation du Gérant

Faire payer ses charges sociales par sa société

Les frais de téléphone et de connexion internet

Sarl au domicile du Gérant : peut-on lui faire payer un loyer ou déduire une quote-part des charges d'habitation ?

Les conditions de déduction ou de remboursement de vos notes de restaurants ou d'hôtels

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