Indemnités kilométriques : les conditions particulières d’utilisation du barème de l’Administration par les Gérants

Contenu vérifié le 4 sept. 2019

L’Administration fiscale admet que certains dirigeants de sociétés perçoivent des indemnités kilométriques calculées à l’aide du barème qu’elle publie chaque année. Mais attention, ceci n'est pas vrai pour tous. En outre, les conditions d'utilisation de ce barème par les Gérants sont beaucoup plus rigoureuses que pour les simples salariés.

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Barèmes 2019 des allocations forfaitaires pour frais professionnels (petits et grands déplacements)

Les frais supportés par les salariés (non gérants) à l'occasion de l'exercice de leur activité peuvent leur être remboursés au réel ou sous la forme d'allocations forfaitaires. Toutefois, celles-ci ne sont affranchies de cotisations sociales que dans la mesure où elles n'excèdent pas les montants fixés dans les barèmes suivants.

Les frais généraux faisant l’objet d’une surveillance particulière de la part du fisc

En principe, l’Administration ne peut pas s’immiscer dans la gestion d’une entreprise. En particulier, elle ne peut pas remettre en cause le montant de ses dépenses dès lors que celles-ci sont justifiées par des pièces probantes et qu’elles sont exposées dans l’intérêt de l’exploitation. Toutefois, certaines dépenses dérogent à ce principe et font l’objet d’une surveillance toute particulière de la part du fisc, celui-ci se réservant même le droit d'en refuser la déductibilité.

Les frais de formation ou de documentation du Gérant

Pour les Gérants qui relèvent du régime fiscal des salariés (Gérants minoritaires et, par assimilation, Gérants majoritaires), les frais de documentation personnelle ou de mise à jour des connaissances nécessitées par l’activité professionnelle, ne peuvent pas toujours faire l’objet de remboursements en franchise d’impôt et de charges sociales. Néanmoins, le coût de certaines formations des dirigeants peut être pris directement en charge par leur société.

Les frais supportés avant l’immatriculation de la société

Toute création d’entreprise entraîne un certain nombre de dépenses inévitables pour les futurs associés : honoraires de consultants, achats de fournitures, de matériels, frais d’annonces ou de publicité, frais d’immatriculation, etc. Certaines de ces dépenses pourront leur être remboursées par la société après la création, mais à condition de respecter la procédure requise à cet égard.

Faire payer ses charges sociales par sa société

D’une façon générale, il n’est pas interdit aux Gérants de Sarl de faire prendre en charge par leur société les cotisations sociales obligatoires dont ils sont redevables à titre personnel. Ce cas de figure est d’ailleurs prévu par les réglementations sociale et fiscale. Cependant, cette prise en charge a des conséquences différentes selon que l’on est Gérant minoritaire, Gérant majoritaire, ou Gérant d'une Eurl assujettie à l'I.R.

Les versements effectués par le Gérant en exécution d’un engagement de caution

Il est relativement fréquent que le Gérant se porte caution pour sa société, notamment auprès des établissements de crédit. Et malheureusement, il est tout aussi fréquent qu’il soit amené, un jour, à respecter ses engagements à cet égard.

Sarl au domicile du Gérant : peut-on lui faire payer un loyer ou déduire une quote-part des charges d'habitation ?

Toute société peut, sous certaines conditions, être domiciliée au domicile personnel de son Gérant. Mais dans ce cas, la question se pose souvent de savoir si celui-ci peut lui faire payer un loyer ou, lorsqu’il est locataire, lui faire prendre en charge une quote-part de son loyer et de ses charges locatives ?

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Fiches pratiques

Barèmes 2019 des allocations forfaitaires pour frais professionnels (petits et grands déplacements)

Les frais généraux faisant l’objet d’une surveillance particulière de la part du fisc

Les frais de formation ou de documentation du Gérant

Les frais supportés avant l’immatriculation de la société

Faire payer ses charges sociales par sa société

Les versements effectués par le Gérant en exécution d’un engagement de caution

Sarl au domicile du Gérant : peut-on lui faire payer un loyer ou déduire une quote-part des charges d'habitation ?

Les frais professionnels non remboursables ou non déductibles