Numérisation des factures : les exigences de l'Administration fiscale

  • Article publié le 27 févr. 2018

Depuis un arrêté du 30 mars 2017, toutes les factures papier, que ce soient les factures d'achats ou de ventes, peuvent être numérisées et conservées sur support informatique. Mais cette numérisation doit respecter certaines règles qui viennent d'être précisées par l'Administration.

Reproduction à l'identique

La première règle à respecter est que le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique.

Les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits.

La numérisation obtenue doit donc être la copie conforme à l'original en image et en contenu, y compris au niveau des couleurs lorsque ces couleurs sont porteuses de sens.

Lorsque une facture contient des mentions en couleur telles que le logo de l'entreprise émettrice des factures, les couleurs de ce logo ne sont pas porteuses de sens et peuvent donc être reproduites non pas en couleur mais en noir et blanc lors de la numérisation de cette facture.

En revanche, lorsqu'une facture contient des mentions en couleur telles que des chiffres, des indications, ou des montants dont le caractère positif ou négatif dépend de leur couleur intégrée lors de la conception de cette facture en dématérialisé, les couleurs sont porteuses de sens et doivent donc être reproduites à l'identique lors de la numérisation de cette facture.

De la même façon, lorsque sur une facture papier ont été apposés une signature, des mentions particulières annotées à la main ou un tampon encreur en couleur, les couleurs sont porteuses de sens et doivent donc être reproduites à l'identique lors de la numérisation de cette facture.

Numérisation en interne ou en externe

Le choix est laissé à l'entreprise de numériser elle-même ses factures ou de confier cette opération à un tiers.

Cependant, l'Administration précise expressément que la circonstance que la numérisation soit effectuée par un tiers ne permet pas à l'entreprise de s'exonérer de sa responsabilité en matière de conservation de factures.

Ainsi, en cas de contrôle, il ne sera pas possible d'arguer de la défaillance de numérisation de son prestataire, ni même du retard de ce dernier.

Enfin, il appartient également à chaque entreprise d'effectuer régulièrement des contrôles, sous sa responsabilité, de la fiabilité des factures ainsi numérisées, permettant de justifier le respect  des présentes modalités de numérisation. Pas question donc, en cas de numérisation non conforme, de se retrancher derrière l'éventuelle responsabilité de son prestataire.

Format et durée de conservation des fichiers

Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé doit être conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3(ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.

Il doit en outre être assorti :

  • soit d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • soit d'une empreinte numérique ;
  • soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List -TSL).

Chaque fichier doit également être horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Par ailleurs, lorsque l'entreprise a recours à la compression de fichier, cette dernière doit s'opérer sans perte.

Enfin, comme les factures papier, les factures dématérialisées doivent être conservées durant au moins six ans à compter de leur date d'émission.

Que faire des factures papier ?

Dès lors que la numérisation d'une facture a été effectuée dans le respect des règles ci-dessus, l'archivage numérique de cette facture est considéré comme sa copie identique et peut dès lors être considéré comme une pièce justificative valable pour la déduction de la TVA.

Mais attention : si le contribuable présente à l'administration une facture numérisée qui ne remplit pas ces conditions, seule la facture d'origine, c'est à dire celle émise et transmise dans son format initial, reste la pièce justificative pour la déduction de la TVA.

Et si le contribuable n'est plus en possession de cette facture d'origine, l'administration prévient que ceci peut entraîner une perte du droit à déduction de la TVA.

Il est donc essentiel de respecter l'intégralité des dispositions ci-dessus.

Source : BOFIP, actualisation du 8 février 2018.