SARL : derniers jours pour convoquer vos associés à l'assemblée annuelle

  • Article publié le 6 juin 2018

Attention : si vous avez clôturé votre exercice le 31 décembre 2017, votre assemblée annuelle pour l'approbation des comptes doit avoir lieu au plus tard le 30 juin prochain et vos lettres de convocation doivent partir au plus tard le 15 juin. Ces délais sont impératifs. Voici comment procéder...

Contenu de la convocation

Votre pli devra contenir :

Votre lettre de convocation devra bien entendu mentionner la date, l'heure et l'endroit auxquels se déroulera votre assemblée, ainsi que, de façon claire, son ordre du jour. Elle devra également comporter une énumération des pièces jointes à votre envoi.

Lettre recommandée ou courrier électronique ?

En vertu de l’article R.223-20 du Code de commerce, la convocation des associés à toute assemblée doit être faite par lettre recommandée. Il s’agit donc d’une obligation légale.

Néanmoins, dans le cas des Sarl entre conjoints par exemple, il ne sera probablement pas utile de respecter ce formalisme (à moins que les statuts ne l’exigent). Même chose s'il s'agit d'une Sarl créée entre membres d'une même famille ou entre des personnes très proches. Toutefois, ceci suppose impérativement que tous les associés soient présents à l’assemblée et qu’ils signent tous le procès-verbal. A défaut, l'assemblée serait considérée comme n'ayant pas eu lieu.

Par ailleurs, depuis le 1er juin 2015 (Décret n° 2015-545 du 18 mai 2015, J.O. du 20), les associés peuvent désomais être convoqués à l'assemblée annuelle par courrier électronique sous réserve que la procédure suivante soit respectée par le Gérant :

  • dans un premier temps, la société doit solliciter l'accord de l'associé pour lui adresser sa convocation par courrier électronique. Cette sollicitation peut être effectuée soit par voie postale, soir par voie électronique (email) ;
  • s'il accepte, l'associé doit donner son accord par écrit au plus tard 20 jours avant la date de la prochaine assemblée. Cet accord peut être donné soit par lettre reommandée, soit par courrier électronique, et il doit préciser l'adresse électronique à laquelle la convocation pourra être transmise ;
  • si au contraire l'associé refuse ou ne répond pas, la convocation doit être adressée par lettre recommandée dans les conditions prévues ci-dessus.
En cas d'accord de l'associé, la convocation et les documents qui doivent l'acompagner (voir ci-dessus), peuvent lui être transmis par courrier électronique, mais le délai de 15 jours avant l'assemblée n'en continue pas moins à devoir être respecté. Par ailleurs, les associés qui ont consenti à l'utilisation du courrier électronique peuvent, par cette voie ou par lettre recommandée, demander le retour à un envoi postal 20 jours au moins avant la date de l'assemblée suivante.

Date d’envoi de la convocation

L’article précité du Code de commerce stipule également que la convocation des associés doit être faite dans un délai de 15 jours au moins avant la réunion de l'assemblée. Cependant, les statuts peuvent prévoir un délai plus long, auquel cas c’est celui-ci qui doit être respecté.

Attention au calcul du délai de 15 jours !

Pour le calcul du délai de 15 jours avec lequel la convocation doit être adressée, le jour où celle-ci est déposée à la Poste ne doit pas être compté, alors que le jour où se déroulera votre assemblée en fait partie. Les dimanches et jours fériés sont compris dans le délai. Ainsi, une convocation postée le 15 juin (cachet de la poste) sera envoyée dans les délais si l’assemblée doit se tenir le 30 juin.

  Modèle de convocation
 à l'assemblée générale ordinaire

A moins que tous les associés aient été présents ou représentés, toute assemblée irrégulièrement convoquée peut être annulée par les juges. Par ailleurs le fait, pour le gérant, de ne pas soumettre à l'approbation de l'assemblée des associés l'inventaire, les comptes annuels et le rapport de gestion établis pour chaque exercice le rend passible d'une amende personnelle de 9.000 € (Art. L.241-5 du Code de commerce).

Que faire si vous ne pouvez convoquer votre assemblée annuelle dans le délai de 6 mois après la clôture de l'exercice ?

L'assemblée annuelle appelée à statuer sur les comptes d'un exercice doit être réunie dans les 6 mois qui suivent la clôture de cet exercice. Ce délai légal, fixé par l'article L.223-26 du Code de commerce, est impératif. S'il nest pas respecté, le ministère public ou toute personne intéressée peut saisir le président du tribunal compétent statuant en référé afin d'enjoindre, le cas échéant sous astreinte, aux gérants de convoquer cette assemblée ou de désigner un mandataire pour y procéder.

Néanmoins, il peut arriver que, sans que ceci soit de son fait, le Gérant soit dans l'impossibilité de respecter ce délai : problèmes informatiques par exemple, défaillance du comptable, etc.

Dans ce cas, il faut savoir que ce délai de 6 mois peut être prolongé, à la demande du gérant, par ordonnance du président du tribunal de commerce (art. R. 223-18-1 du Code de commerce).

Il suffit à cet effet d'adresser une requête motivée (voir modèle ci-dessous) au Président du Tribunal du commerce du siège de la société.

  Modèle de requête pour prorogation du délai de l'assemblée annuelle

 

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