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Géolocalisation des véhicules d'entreprises : de nouvelles exigences de la CNIL

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Tout en reprenant celles qui existaient déjà, la CNIL vient d'ajouter de nouvelles règles à respecter par les employeurs qui utilisent un dispositif de géolocalisation des véhicules mis à la disposition de leurs employés.

La géolocalisation est un dispositif qui permet de connaître la position géographique des employés, à un instant donné ou en continu, par la localisation des véhicules mis à leur disposition pour l’accomplissement de leur mission.

Cette information peut être directement issue d’un logiciel installé au sein de l'entreprise ou accessible par l’intermédiaire du site web d’un prestataire de service.

Mais dans les deux cas, ces traitements permettent d’identifier les déplacements de l'employé et portent donc sur des données à caractère personnel.

En conséquence, ils sont soumis à une déclaration préalable à la CNIL (sous peine d'amendes importantes) et les employeurs ne peuvent mettre en place ce dispositif qu'en respectant certaines règles définies par cet organisme et réunies dans le document suivant :

De nouveaux cas de recours à la géolocalisation

Selon la CNIL, des dispositifs de géolocalisation ne peuvent être installés que pour :

  • Suivre et facturer une prestation de transport de personnes, de marchandises ou une prestation de services directement liée à l’utilisation du véhicule. Par exemple : les ambulances dans le cadre de la dématérialisation de la facturation de l’assurance maladie ;
  • Assurer la sécurité de l’employé, des marchandises ou des véhicules dont il a la charge. Par exemple : un commercial transportant des échantillons de grande valeur dans son véhicule ;
  • Mieux allouer des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés, notamment pour des interventions d’urgence. Par exemple : identifier l’employé le plus proche d’une panne d’ascenseur ou l’ambulance la plus proche d’un accident ;
  • Respecter une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en oeuvre d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés.

Mais à ces différents cas de recours, s'ajoutent depuis cet été les suivants :

  • la justification d’une prestation auprès d’un client ou d’un donneur d’ordre ;
  • le contrôle des règles d'utilisation du véhicule
  • la lutte contre le vol du véhicule ;

Possibilité pour le salarié de désactiver la géolocalisation

La CNIL a toujours admis qu'un dispositif de géolocalisation puisse être utilisé pour suivre le temps de travail du salarié, lorsque cela ne peut être effectué par d’autres moyens.

Cependant, elle interdit désormais aux employeurs de collecter ou de traiter des données de localisation en dehors du temps de travail des employés concernés, en particulier lors des trajets effectués entre leur domicile et leur lieu de travail ou pendant leurs temps de pause.

Dans cet esprit, les employés doivent dorénavant avoir la possibilité de désactiver la fonction de géolocalisation des véhicules, en particulier à l’issue de leur temps de travail ou pendant leurs temps de pause.

Néanmoins, l'employeur peut, le cas échéant, demander des explications en cas de désactivations trop fréquentes ou trop longues du dispositif.

Enfin, les employés investis d’un mandat électif ou syndical ne doivent en aucun cas faire l’objet d’une opération de géolocalisation lorsqu’ils agissent dans le cadre de l’exercice de leur mandat.

Entrée en vigueur

Les entreprises ayant effectué une déclaration simplifiée en référence à la norme simplifiée n° 51 et qui ne respectent pas les nouvelles conditions fixées ci-dessus, ont jusqu'au 3 juin 2016 pour se mettre en conformité avec celles-ci.

Source : CNIL, délibération n° 2015-165 du 4 juin 2015.

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