Les frais de formation ou de documentation du Gérant
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Pour les Gérants qui relèvent du régime fiscal des salariés (Gérants minoritaires et, par assimilation, Gérants majoritaires), les frais de documentation personnelle ou de mise à jour des connaissances nécessitées par l’activité professionnelle, ne peuvent pas toujours faire l’objet de remboursements en franchise d’impôt et de charges sociales.
Néanmoins, le coût de certaines formations des dirigeants peut être pris directement en charge par leur société.
Les versements effectués par le Gérant en exécution d’un engagement de caution
Il est relativement fréquent que le Gérant se porte caution pour sa société, notamment auprès des établissements de crédit. Et malheureusement, il est tout aussi fréquent qu’il soit amené, un jour, à respecter ses engagements à cet égard.
Les frais de téléphone et de connexion internet
Même lorsqu'ils sont souscrits à titre privé, les abonnements aux services de téléphonie mobile ou à Internet sont souvent pour une large part utilisés pour les besoins professionnels, en particulier par les dirigeants de sociétés. Il est donc tout à fait normal qu'au moins une partie de ces frais soient prise en charge par l'employeur, en l'occurrence votre SARL ou votre EURL. Cependant, deux situations doivent être distinguées à cet égard.
Les conditions de déduction ou de remboursement de vos notes de restaurants ou d'hôtels
Qu’ils soient supportés directement par la société ou pris en charge sous la forme de remboursements, les frais de restaurants ou d'hôtels sont assujettis à un régime fiscal différent selon qu’ils sont exposés à l’occasion d’invitations de tiers ou à l'occasion de déplacements. Il en est de même pour la récupération de la TVA. Voici un point complet sur ces questions :
Indemnités kilométriques : les conditions particulières d’utilisation du barème de l’Administration par les Gérants
L’Administration fiscale admet que certains dirigeants de sociétés perçoivent des indemnités kilométriques calculées à l’aide des barèmes qu’elle publie chaque année. Mais attention, ceci n'est pas vrai pour tous. En outre, les conditions d'utilisation de ces barèmes par les dirigeants sont beaucoup plus rigoureuses que pour les simples salariés.
Les frais d’utilisation de leur voiture personnelle par les Gérants des Sarl ou Eurl assujetties à l’I.S.
Lorsqu’ils utilisent leur véhicule personnel pour l’exercice de leur fonction, les Gérants des SARL ou EURL assujetties à l’impôt sur les sociétés, qu’ils soient majoritaires ou minoritaires, peuvent se faire rembourser les frais correspondants par leur société.
Les conditions de récupération de la TVA sur vos frais de voyages ou de déplacements
Qu’ils soient payés directement par votre société, ou pris en charge par le biais de remboursements en faveur du Gérant, certains frais de voyages et de déplacements peuvent ouvrir droit à récupération de la TVA. Cependant, certaines conditions doivent être remplies.
Les conditions générales d’exonération des remboursements de frais des Gérants de sociétés
Contrairement aux salariés non gérants, pour lesquels les allocations pour frais sont en principe toujours exonérées d’impôt et de charges sociales dès lors qu’elles sont destinées à couvrir des frais inhérents à leur emploi, les Gérants de sociétés et assimilés sont soumis à cet égard à un régime spécial beaucoup plus restrictif.
Le point sur la prise en charge des frais de déplacement des salariés de leur domicile à leur lieu de travail
Les chiffres ayant pas mal bougé en ce début d'année, nous faisons le point sur la prise en charge par l'employeur, en franchise d'impôt et de cotisations sociales, des frais que les salariés supportent pour se rendre de chez eux à leur travail, que ce soit en voiture, en train, en métro, en bus, à vélo ou à trottinette…
Barèmes 2025 des allocations forfaitaires pour frais professionnels (petits et grands déplacements)
Les frais supportés par les salariés (non gérants) à l'occasion de l'exercice de leur activité peuvent leur être remboursés au réel ou sous la forme d'allocations forfaitaires. Toutefois, celles-ci ne sont affranchies de cotisations sociales que dans la mesure où elles n'excèdent pas les montants fixés dans les barèmes suivants.
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