Votre assemblée annuelle : des facilités, mais jusqu’au 31 juillet seulement

  • Article publié le 10 juin 2020

Si vous avez clôturé votre exercice le 31 décembre dernier, vous allez devoir convoquer votre assemblée annuelle dans les prochaines semaines. C’est obligatoire. Mais compte tenu du contexte sanitaire, quelques facilités sont momentanément prévues…

Report des délais

Rappelons que soumettre les comptes annuels de leur société à l'approbation de l'assemblée des associés est une des principales obligations qui incombent aux Gérants d’une SARL. S’en affranchir expose à une amende personnelle de 9.000 € (Article L.241-5 du code de commerce).

A cet effet, il est donc nécessaire de convoquer les associés à une assemblée générale, et celle-ci doit normalement avoir lieu dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice. Là encore, ce délai est impératif. S'il n’est pas respecté, tout associé peut saisir le président du tribunal compétent statuant en référé afin d'enjoindre aux Gérants, le cas échéant sous astreinte, de convoquer cette assemblée ou de désigner un mandataire pour y procéder.

Toutefois, par suite de la pandémie de Covid-19, ce délai de 6 mois est exceptionnellement prolongé de 3 mois cette année, pour toutes les sociétés qui clôturent leurs comptes depuis le 30 septembre 2019 et jusqu'à l'expiration d'un délai d'un mois après la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire, soit jusqu’au 10 août 2020.

En conséquence, les sociétés qui ont clôturé leur exercice le 31 décembre 2019 ont jusqu'au 30 septembre prochain pour réunir cette assemblée. Toutefois, n'oublions pas que tant que cette assemblée n'a pas eu lieu, il est interdit de procéder à la distribution du bénéfice de l'exercice concerné.

Par ailleurs, il faut savoir que les autres facilités décrites ci-dessous, qui ont été également introduites à titre exceptionnel par suite de la crise sanitaire, ne peuvent être utilisées quant à elles que jusqu’au 31 juillet prochain.

Dans ce cas donc, si vous souhaitez les utiliser, mieux vaut ne pas trop attendre.

Remplacement de l’assemblée annuelle par une simple consultation écrite des associés

Les statuts d’une SARL peuvent prévoir que les décisions qui doivent être prises par les associés peuvent l’être par simple consultation écrite. Toutefois, ceci vaut pour toutes les décisions à prendre (ou tout au moins celles qui sont citées dans la clause en question) mais à l’exclusion de celles qui doivent être prises lors de l’assemblée annuelle, en particulier celles relatives à l’approbation des comptes.

Néanmoins, dans le cadre de la loi d’urgence sanitaire, une ordonnance du 25 mars dernier permet à titre exceptionnel aux Gérants de consulter les associés sur les comptes de l’exercice par correspondance, sous réserve de respecter les conditions suivantes :

  • d’une part, cette possibilité de consultation écrite ne peut être utilisée que pour les assemblées qui se tiennent jusqu’au 31 juillet 2020. Passé ce délai, il faudra en revenir à l’assemblée classique ;
  • d’autre part, les documents à adresser aux associés sont les mêmes que ceux qui doivent être communiqués aux associés avant la tenue physique d'une assemblée (voir notre fiche pratique) ;
  • les décisions prises sont soumises aux mêmes règles de quorum et de majorité que lors d’une assemblée (voir notre fiche pratique) ;
  • les associés doivent disposer d’un délai minimal de 15 jours à compter de la date de réception des projets de résolution pour émettre leur vote ;
  • ce vote doit obligatoirement être émis par écrit (soit par courrier, soit par email) et il doit être clairement exprimé (oui, non ou abstention). Il ne peut être ni dubitatif, ni assorti d’une condition ;
  • le délai de réponse écoulé, le Gérant doit bien sûr procéder au dépouillement des réponses, vérifier que le quorum et la majorité sont respectés, et dresser un procès-verbal de la consultation (voir notre fiche pratique), comme lors d’une assemblée.

Consultation des associés par conférence téléphonique ou par visioconférence

Bien que ceci soit également interdit en temps normal pour l'assemblée d'approbation des comptes annuels, l’ordonnance déjà citée autorise à titre exceptionnel les Gérants à tenir leur assemblée de cette année en ayant recours à une conférence téléphonique ou à une visioconférence.

Mais là encore, cette possibilité est soumise au respect de conditions :

  • d’abord, elle ne peut être utilisée que pour les assemblées qui se tiennent jusqu’au 31 juillet 2020 ;
  • ensuite, les moyens techniques utilisés doivent permettent l'identification des participants et transmettent au moins leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations ;
  • les participants doivent avoir reçus les mêmes documents que ceux qui doivent être communiqués aux associés avant la tenue physique d'une assemblée (voir notre fiche pratique) ;
  • ils doivent également avoir été avisés par tout moyen permettant d'assurer leur information effective de la date et de l'heure de l'assemblée ;
  • les associés ne peuvent participer aux débats et exercer leurs droits de vote qu'après s'être identifiés au moyen d'un code fourni préalablement à la tenue de l'assemblée ;
  • dès lors que ces conditions sont respectées, les associés participant à la conférence sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité (voir notre fiche pratique) ;
  • l’assemblée doit se dérouler de la même manière qu’une assemblée physique (voir notre fiche pratique) ;
  • enfin, un procès-verbal de la consultation (voir notre fiche pratique), doit être établi par le Gérant.

Enfin, l'utilisation de ces facilités ne doit pas vous faire oublier le rapport sur les conventions réglementées et, le cas échéant, de faire voter votre quitus.

Source : ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, J.O. du 26.