Dépôt de vos comptes annuels : n'oubliez pas la déclaration de confidentialité !

Suite à l’entrée en vigueur du Guichet Unique des Entreprises, deux méthodes existent désormais pour effectuer le dépôt des comptes annuels :

• par voie dématérialisée, via le Guichet Unique des Entreprises ;
• au format papier, directement auprès du Greffe du RCS, sur place ou par courrier.

En revanche, il n’est plus possible désormais de réaliser le dépôt des comptes annuels via Infogreffe, comme cela était le cas auparavant.

Doivent être déposés (en un seul exemplaire) :

• les comptes annuels, c'est-à-dire le bilan, le compte de résultat et l'annexe comptable ;
  
  ​Nota : les micro-sociétés n'ont plus à déposer (ni même à établir) l'annexe comptable. Sont considérées comme des micro-sociétés (ou micro-entreprises) les sociétés dont deux des trois seuils suivants ne sont pas dépassés : Total du bilan : 450.000 € ; Chiffre d'affaires : 900.000 € ; nombre moyen de salariés : inférieur à 11. Par ailleurs, les sociétés qui remplissent les critères pour être considérées comme des petites entreprises peuvent déposer des comptes annuels et une annexe comptable simplifiés.​
  
  
• le cas échéant les comptes consolidés, le rapport sur la gestion du groupe, les rapports des commissaires aux comptes sur les comptes annuels et les comptes consolidés, éventuellement complétés de leurs observations sur les modifications apportées par l'assemblée ou l'associé unique aux comptes annuels qui leur ont été soumis ;
• la proposition d'affectation du résultat soumise à l'assemblée ou à l'associé unique et la résolution d'affectation votée ou décidée ;
• le cas échéant, votre déclaration de confidentialité (voir ci-dessous).

Il est possible de ne déposer que des photocopies. Mais dans ce cas, celles-ci devront être "certifiées conformes à l'original" par le gérant.

Concernant le bilan et le compte de résultat, ceux-ci n'ont pas besoin d'être certifiés par un expert-comptable, mais ils devront être dressés conformément aux prescriptions du Code de commerce. Les sociétés qui réalisent des BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux) peuvent à cet égard déposer des photocopies de leur déclaration annuelle de résultat.

Par contre, les sociétés qui réalisent des BNC ne peuvent pas se contenter de déposer une copie de leur déclaration n° 2035. Le “bilan” figurant sur cette déclaration n’est pas établi conformément aux prescriptions du Code de commerce.

Enfin, pour ce qui concerne la décision d'affectation du résultat, il n’est pas obligatoire de déposer une copie intégrale du procès-verbal de l'assemblée. Un simple extrait de celui-ci, dans lequel sont reproduites la proposition et la décision d’affectation du résultat est suffisant.

La plupart des sociétés peuvent limiter la visibilité par les tiers de leurs comptes ainsi déposés, mais avec des modalités différentes selon qu'il s'agit de micro-entreprises, de petites entreprises ou de moyennes entreprises.

Répondent à la définition des micro-entreprises les sociétés qui, au titre du dernier exercice clos et sur une base annuelle, ne dépassent pas deux des trois seuils suivants (art. D.123-200 du code de commerce) :

• 450.000 € de total de bilan ;
• 900.000 € de chiffre d’affaires net ;
• 10 salariés.

Ces sociétés ont la possibilité de s'opposer à ce que la totalité de leurs comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe comptable) soient rendus publics.

Mais à cet effet, elles doivent joindre à leurs comptes annuels le document suivant :

⏬ Modèle de déclaration de confidentialité pour une micro-entreprise

Répondent à la définition des petites entreprises les sociétés qui, au titre du dernier exercice clos et sur une base annuelle, ne dépassent pas deux des trois seuils suivants (art. D.123-200 du code de commerce) :

• 7,5 millions € de total de bilan ;
• 15 millions € de chiffre d’affaires net ;
• 50 salariés.

En outre, si la société est dotée d'un commissaire aux comptes, son rapport n'a pas lieu d'être joint aux comptes annuels.

Le formulaire à utiliser dans ce cas est le suivant :

⏬ Modèle de déclaration de confidentialité pour une petite entreprise

Remarque : en plus des autorités judiciaires, des autorités administratives et de la Banque de France, certaines sociétés ont malgré tout accès à l'intégralité des comptes des micro-entreprises et des petites entreprises. Il s'agit notamment des banques, mais aussi de toutes les sociétés qui financent ou investissent, directement ou indirectement, dans les entreprises, ainsi que leurs partenaires professionnels tels que, notamment (arrêté du 23-6-2016 : JO du 30) :

• les conseillers en investissements financiers ;
• les prestataires de service en recherche en investissement et d'analyse financière ;
• les agences de notation de crédit ;
• les agents liés à une prestataire de services d'investissement ;
• les conseillers en investissements participatifs ;
• les intermédiaires en financement participatif ;
• les sociétés spécialisées en information de solvabilité et de prévention des défaillances.

Répondent à la définition des moyennes entreprises les sociétés qui, au titre du dernier exercice clos et sur une base annuelle, ne dépassent pas deux des trois seuils suivants (art. D.123-200 du code de commerce) :

• 25 millions € de total de bilan ;
• 50 millions € de chiffre d’affaires net ;
• 250 salariés.

Depuis la loi Pacte de mai 2019, ces sociétés (à condition qu'elles n'appartiennent pas à un groupe) peuvent demander au greffe auprès duquel elles déposent leurs comptes annuels de ne rendre publique qu'une version simplifiée de leur bilan et de leur annexe comptable.

Mais à cet effet, elles doivent joindre au dépôt de leurs comptes cette "déclaration de publication simplifiée" :

⏬ Modèle de déclaration de publication simplifiée pour entreprise moyenne

Enfin, si la société est dotée d'un commissaire aux comptes, son rapport n'a pas lieu d'être joint aux comptes annuels. Cependant, si celui-ci a émis un avis sans réserve, un avis avec réserves, un avis défavorable, ceci doit être indiqué à l'appui des comptes simplifiés. Même chose si le commissaire s'est trouvé dans l'incapacité d'émettre un avis, ou si son rapport fait référence à quelque question que ce soit sur laquelle il a attiré spécialement l'attention sans pour autant émettre une réserve dans l'avis.

Nota :

S'agissant des seuils ci-dessus, que ce soient ceux des micro, des petites ou des moyennes entreprises, le total du bilan est égal à la somme des montants nets des éléments d'actif. Le montant net du chiffre d'affaires s'entend du montant HT des ventes de produits et services liés à l'activité courante, diminué des réductions sur ventes et des taxes assimilées à la TVA. Quant au nombre moyen de salariés employés au cours de l'exercice, il est égal à la moyenne arithmétique des effectifs à la fin de chaque trimestre de l'année civile (ou de l'exercice comptable lorsque celui-ci ne coïncide pas avec l'année civile), liés à l'entreprise par un contrat de travail. Par ailleurs, lorsqu'une entreprise dépasse ou cesse de dépasser deux de ces trois seuils, cette circonstance n'a d'incidence que si elle se produit pendant deux exercices consécutifs.​

Outre celles qui ne remplissent pas les conditions ci-dessus, sont également exclues de la confidentialité de leurs comptes ou de leur résultat les sociétés dont l'activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières (même si, dans ce cas, elles remplissent les conditions ci-dessus).

Par ailleurs, sont également expressément exclus :

1. Les établissements de crédit, les sociétés de financement, les établissements de paiement et les établissements de monnaie électronique ;
2. Les entreprises d'assurance et de réassurance, les institutions de prévoyance et les mutuelles ;
3. Les personnes et entités dont les titres financiers sont admis aux négociations sur un marché réglementé ;
4. Les personnes et entités qui font appel à la générosité publique.
5. Les sociétés qui appartiennent à un groupe, au sens de l'article L. 233-16 du code de commerce. Pour l'application de cette cinquième exclusion, un groupe de sociétés est défini comme une entité économique formée de deux sociétés ou plus qui sont soit des sociétés contrôlées par une même société, soit cette société contrôlante. A cet égard, une société est considérée comme en contrôlant une autre dès lors qu'elle a le pouvoir de nommer la majorité de ses dirigeants. Ce contrôle peut être exercé de façon directe : par exemple une société A contrôle une société B dès lors qu'elle est directement détentrice de la majorité des droits de vote de celle-ci. Mais il peut aussi être exercé de façon indirecte : par exemple, une société A est considérée comme contrôlant indirectement une société C dès lors qu'elle contrôle une société B qui contrôle elle-même directement la société C.

Dans la version papier, le coût du dépôt annuel des comptes est fixé à 44,14 € (dépôt effectué au guichet ou par correspondance).

En cas de dépôt par internet, s'ajoutent à ce montant les frais de traitement en ligne ainsi que, le cas échéant, les frais de signature électronique.

Le coût du dépôt étant susceptible d’être révisé, nous vous conseillons de vérifier le tarif applicable lors de votre dépôt.

Sources : art. L. 223-31 à L.232-25, L.611-2 du Code de commerce.