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SARL : derniers jours pour votre assemblée annuelle 2016

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Attention : si vous avez clôturé votre exercice le 31 décembre 2015, votre assemblée annuelle pour l'approbation des comptes doit être réunie au plus tard le 30 juin prochain. Le respect de cette formalité et de ce délai constitue l’une des toutes premières responsabilités juridiques des Gérants de Sarl.

"La séance est ouverte !"

C’est peut-être à vous, en tant que Gérant(e), qu’il appartiendra prochainement de prononcer cette phrase. S'agissant en effet des sociétés qui ont clôturé leur exercice le 31 décembre 2015, l'assemblée annuelle obligatoire doit être réunie au plus tard pour le 30 juin prochain.

A cet effet, vous avez déjà dû procéder à un certain nombre de formalités : rédaction de votre rapport de gestion et du rapport sur les conventions réglementées, texte des résolutions à l'ordre du jour, envoi des convocations, etc.

NB : pour plus de détails à ce sujet, voir notre dossier :

Peut-être même s'agit-il de votre toute première assemblée ? Dans ce cas, voici quelques informations supplémentaires à connaître :

Qui peut présider ?

Selon la loi, l'assemblée doit être présidée par le Gérant (s'il est associé) ou par l'un d'entre eux en cas de cogérance.

Si aucun des gérants n'est associé, c'est l'associé présent et acceptant qui possède ou représente le plus grand nombre de parts qui doit présider.

Enfin, en cas d'égalité entre deux associés, la présidence de l'assemblée devrait alors être confiée au plus âgé des deux.

Les devoirs du président

Il n'est pas exigé que tous les associés soient présents, mais ils doivent tous avoir été convoqués, et, s'agissant de l'approbation des comptes et de la décision éventuelle de distribution de dividendes, les décisions ne seront valablement prises que si elles sont adoptées par un ou plusieurs d’entre eux représentant plus de la moitié des parts sociales.

En conséquence, il est nécessaire que les associés présents ou représentés à cette assemblée possèdent au moins ce minimum de parts pour que celle-ci puisse avoir lieu. A défaut, et sauf dispositions différentes prévues par les statuts, ils devraient être convoqués à une seconde assemblée... au cours de laquelle les décisions pourraient, cette fois-ci, être prises à la majorité des votes émis, quel que soit le nombre des votants.

Aussi, le premier des devoirs qui incombe au président de séance est de s'assurer que l'assemblée peut valablement avoir lieu et délibérer, c'est-à-dire que le nombre des associés présents ou représentés est suffisant, et que le quorum nécessaire (plus de 50 % des parts) est atteint.

A cet effet, il lui appartient de vérifier les pouvoirs des associés et d'établir la feuille de présence.

La vérification des pouvoirs

Les associés qui ne peuvent être présents à l’assemblée ont la faculté de se faire représenter par d’autres associés en leur remettant un pouvoir à cet effet (sauf si la société ne comprend que deux associés).

Modèle de Pouvoir

De même, un associé peut se faire représenter par son conjoint mais à condition que la société ne comprenne pas que les deux époux.

Enfin, un associé peut également adresser un pouvoir “en blanc” à la société. Celui-ci sera alors confié à l’un des associés présents à l’assemblée.

Le président devra donc veiller à récupérer et à vérifier tous ces pouvoirs (vérifier notamment qu’ils sont signés et les joindre à la feuille de présence).

En revanche, un associé ne peut pas se faire représenter par un tiers non associé, ni même se faire accompagner  de ce dernier sans l’accord des autres associés.

L'établissement de la feuille de présence

Bien qu’elle ne soit pas obligatoire dans les Sarl, il est vivement conseillé d’établir une feuille de présence. Celle-ci pourra s’avérer très utile en cas de contestations ultérieures sur la validité de l'assemblée.

Modèle de feuille de présence

Etablie sur papier libre, elle contiendra le nom et le domicile de chacun des associés présents ou dûment représentés par un pouvoir, le nombre de parts que chacun d’entre eux possède ou représente, et leur signature (ou celle de leur représentant) devra être apposée en regard de ces renseignements.

Lorsque cette feuille de présence sera définitivement établie, le Président de l’assemblée devra la signer en la certifiant exacte et elle devra être conservée dans les archives de la société.

A noter que rien ne s’oppose, légalement, à ce qu’un associé qui détient personnellement plus de 50 % des parts sociales puisse constituer seul une “assemblée” valide dès lors que les autres associés, défaillants, ont été régulièrement convoqués.

Le déroulement des débats

Les vérifications ci-dessus étant effectuées, puis le rapport de gestion du Gérant, les comptes annuels, les statuts, la lettre de convocation (ou le texte du courriel de convocation), le texte des résolutions proposées et, le cas échéant, le rapport sur les conventions réglementées le rapport des commissaires aux comptes, les comptes consolidés et le rapport sur la gestion du groupe, ayant été mis sur la table à la disposition des associés, le Président peut déclarer la séance ouverte et les débats peuvent commencer, en suivant l'ordre du jour annoncé dans la convocation, et sous son autorité.

C’est à lui en effet qu’il appartient de donner la parole à ceux qui la demandent et suivant le tour de chacun.

C’est lui également qui, tout en préservant la liberté d’expression de chacun, veillera à ce que l’ordre du jour soit respecté – sauf exception, l'assemblée ne peut en effet débattre que des sujets fixés à cet ordre du jour.

Enfin, c’est également lui qui assurera “la police” : le droit de tout associé de participer librement à la discussion ne pouvant être exercé de manière abusive.

Les réponses aux questions des associés

Durant les 15 jours précédant l’assemblée, les associés ont le droit de poser des questions par écrit au Gérant et celui-ci est tenu d’y répondre au cours de l’assemblée (Art. L. 223-26 du Code de commerce).

De même, les associés peuvent bien sûr poser des questions orales au Gérant le jour de l’assemblée. Mais dans ce cas, celui-ci peut se réserver un délai de réflexion pour répondre précisément.

Le vote des résolutions

Chacun des points prévus à l’ordre du jour doit faire l’objet d’une discussion et le Président doit soumettre chaque résolution au vote des associés.

Ce vote est le plus souvent effectué “à main levée”. Chaque associé a le droit d’y participer. Il dispose d’un nombre de voix égal au nombre de parts sociales qu’il détient ou qu’il représente.

Toutefois, lorsque l'assemblée doit statuer sur une convention réglementée (voir notre fiche N'oubliez pas le rapport sur les conventions réglementées), l'associé bénéficiaire de cette convention ne peut pas prendre part au vote et ses parts ne sont pas prises en compte pour le calcul de la majorité.

Rédaction du procès-verbal

Chaque délibération et les résultats de chaque vote devront être consignés dans le procès-verbal de l’assemblée.

Modèle de procès-verbal de l'assemblée annuelle

A l’issue de la réunion, ce procès-verbal devra être signé par le ou les Gérants et, le cas échéant, par le président de séance si celui-ci n'était pas le Gérant.

La loi n'exige pas en revanche qu'il soit signé par les associés non gérants. Par contre attention, selon la jurisprudence, constitue un faux en écritures de commerce la signature du procès-verbal d’une assemblée qui ne s’est pas tenue.

Ce procès-verbal devra être conservé dans le registre des procès-verbaux de la société, lequel aura été dûment coté et paraphé au préalable, et un extrait, reproduisant la décision d’affectation du résultat votée par les associés, devra est joint au dépôt des comptes annuels au Greffe du tribunal de commerce dans le délai d’un mois, en même temps que les comptes de l’exercice.


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