Juridique

Nouveau : sous réserve d'avoir donné leur accord par écrit, les associés pourront désormais être convoqués à l'assemblée annuelle par email

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Attention : si vous avez clôturé votre exercice le 31 décembre 2014, il vous reste moins d'un mois pour convoquer votre assemblée annuelle. Néanmoins, vous avez bien fait d'attendre car un décret vient d'apporter une importante simplification à ce sujet.

La convocation des associés à une assemblée générale annuelle, dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice, est une des principales obligations inhérentes à la fonction de Gérant.

Selon le code de commerce, cette convocation doit obligatoirement leur être adressée au moins 15 jours avant la date à laquelle cette assemblée doit se tenir, et obligatoirement par lettre recommandée.

Toutefois, selon un décret qui vient de paraître et qui entrera en vigueur le 1er juin prochain, les associés qui ont auront donné leur accord à cet effet pourront désormais être convoqués par voie électronique, autrement dit par email.

Procédure à suivre pour pouvoir convoquer les associés par email

Les associés ne peuvent être convoqués à l'assemblée annuelle par courrier électronique que si la procédure suivante a été respectée par le Gérant :

  • dans un premier temps, il doit solliciter l'accord de chaque associé pour leur adresser la convocation par courrier électronique. Cette sollicitation peut être effectuée soit par voie postale, soit par voie électronique ;
     
  • s'il accepte, l'associé doit donner son accord par écrit au plus tard 20 jours avant la date de la prochaine assemblée. Cet accord peut être donné soit par lettre recommandée, soit par courrier électronique, et il doit préciser l'adresse électronique à laquelle la convocation pourra être transmise ;
     
  • si au contraire l'associé refuse ou ne répond pas, la convocation doit obligatoirement être adressée par lettre recommandée.

 

Même lorsqu'elle est adressée par voie électronique, la convocation doit toujours être envoyée au moins 15 jours avant la date de réunion de l'assemblée, et elle doit être accompagnée de toutes les pièces requises, à savoir les comptes de l'exercice (bilan, compte de résultat et annexes), votre rapport de gestion, le texte des résolutions proposées, une formule de pouvoir le cas échéant (pour des modèles, voir nos fiches pratiques ci-dessous). Par ailleurs, les associés qui ont consenti à l'utilisation du courrier électronique peuvent, par cette même voie ou par lettre recommandée, demander le retour à un envoi postal 20 jours au moins avant la date de l'assemblée suivante.

 

Source : Décret n° 2015-545 du 18 mai 2015, J.O. du 20


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